Du papier au numérique, le chemin de la dématérialisation chez CHRONO Flex

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Smartphones, mails, GPS, messageries instantanées, ordinateur, Internet, mais comment avons-nous pu travailler sans ces outils ? Comment était-il possible de faire autrement ? En 25 ans, quel a été le chemin pour en arriver à des échanges professionnels complètement dématérialisés ? Nous vous racontons tout de notre histoire qui nous permet d’être toujours un peu proche de vous !

CHRONO Flex est née à la douce époque où les minitels et les portables à clapets étaient encore rois. Heureusement, en 25 ans, les moyens de communication ont bien changé. Mais la révolution numérique ne s’est pas faite du jour au lendemain et l’entreprise a dû évoluer au même rythme que son environnement.

Les premiers équipements à bord des camions CHRONO Flex

Tout commence à une époque où les fichiers numériques n’étaient pas d’actualité. Oubliez vos fidèles fichiers Word et vos tableaux Excel actuels. En ce temps-là, le technicien traitait directement sur place les demandes clients que lui transmettait le service client. En 1995, tout se faisait encore à la main sur du papier envoyé par courrier au siège chaque fin de semaine ! Vint ensuite l’utilisation du fax. Chaque technicien devait transmettre tous les lundis matin avant 8h30 les bons de livraisons manuscrits depuis une société bureautique locale, pas très pratique… Pour gagner en performance et optimiser leur temps, l’entreprise les équipe ensuite d’un téléphone fax à domicile ! Quelques années après, révolution chez CHRONO Flex : chaque technicien a disposé dans son camion d’un ordinateur et d’une imprimante pour pouvoir éditer les bons de livraison. Mais n’allez pas imaginer qu’il s’agissait là d’un écran plasma et d’une imprimante dernier cri, bien au contraire ! Le siège passager était creusé pour intégrer un écran cathodique. 

Étant donné que les écrans plats et tactiles, comme nous les connaissons aujourd’hui, n’existaient pas encore dans le commerce, CHRONO Flex avait rendu tactile avec un film sensitif l’écran de l’ordinateur. L’utilisation de cet écran représentait un vrai challenge puisqu’il fallait appuyer précisément au-dessus de la touche pour utiliser l’application correctement, et l’arrondi de l’écran ne rendait pas l’exercice facile.

Le duo PC portable et imprimante a été ensuite intégré à une boîte en bois connectée à un convertisseur. Et si on oubliait de le couper le soir, il n’y avait plus de batterie le lendemain matin !

La triple impression des factures CHRONO Flex

L’humidité du matin rendait périlleuse l’impression de la facture en trois exemplaires : un feuillet blanc pour le client, un jaune pour le technicien, et un rose pour l’entreprise. Heureusement, cette pratique a vite été remplacée ! Les techniciens devaient alors remplir des feuilles A4 avec les informations sur la visite et l’intervention pour les envoyer ensuite par fax au siège. Le lendemain matin, on retrouvait une épaisseur de 6 cm de papier à ressaisir dans le fax du siège.

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Archive photo : intérieur d’un camion CHRONO Flex avant les années 2000.

Et oui du papier, du papier, et encore du papier ! Mais rassurez-vous celui que vous attendiez tous et qui allait révolutionner les méthodes de travail arrivera cinq ans plus tard dans l’entreprise, il s’agissait d’Internet. Au revoir le bottin des Pages Jaunes qui coûtait un bras, les courriers perdus, les cartes routières déchirées, le Nokia 3310, et bienvenue aux sites web, à Google, aux boîtes mails et aux smartphones.

Internet facilite la communication et la rend plus rapide que jamais. Mais cela n’a pas toujours été le cas, surtout les premières années…

En 2005, les techniciens étaient équipés d’ordinateurs de poches appelés PDA. La connexion à Internet devait leur permettre de décharger numériquement leurs boîtes aux lettres (BL). Mais c’était alors les prémices d’Internet, ce qui impliquait une lenteur de connexion et surtout des « embouteillages », puisque l’accès était partagé entre quatre techniciens. Mais pourquoi ? Cela peut sembler improbable aujourd’hui pour certains d’entre nous et pourtant au début des années 2000, il fallait se connecter via un numéro unique qui était facturé à la minute pour avoir accès au web.

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Le premier PDA

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Le logiciel Dartagnan

 

Les camions des techniciens étaient équipés de boîtiers Masternaut permettant de géolocaliser, via le camion, le technicien le plus apte à intervenir dans les plus brefs délais suite à l’appel d’un client. À cette époque, CHRONO Flex était à la pointe de l’innovation en utilisant un boîtier pour la géolocalisation et également le transfert de datas, ce qui a suscité beaucoup d’étonnement de la part d’investisseurs étrangers. Puis,  est arrivé Dartagnan, le premier logiciel interne pour la gestion des interventions.

Heureusement pour CHRONO Flex, Internet a évolué rapidement. Nos équipes informatiques ont ainsi adapté les outils permettant désormais aux techniciens de visualiser les demandes d’intervention, gérer leur planning, l’envoi de rapports d’interventions, la commande de pièces et la facturation.

CHRONO Flex dit adieu au papier

L’entreprise a donc pris un véritable tournant. La dématérialisation des documents papier devient un réel enjeu dans la réduction du nombre de déchets pour l’entreprise. Afin de réduire son empreinte écologique et devenir socialement responsable, le challenge “zéro papier” est né.

25 ans après l’impression de factures en trois exemplaires dans les camions tôlés de nos techniciens, les factures sont aujourd’hui envoyées au format PDF, avec signature électronique, sur la boîte mails des clients. Ils ont la possibilité de télécharger numériquement leurs factures sur l’Espace Client. Ce nouvel outil met fin aux anciennes procédures de facturations qui impliquaient une impression, une mise sous pli et un envoi postal.

L’objectif actuel est de développer la dématérialisation des factures auprès des clients qui travaillent encore avec des bons de commande pour passer de 45% des factures dématérialisées fin 2019 à 75% des factures fin 2020.

C’est donc un nouveau challenge à relever pour CHRONO Flex et l’entreprise saura rebondir et se renouveler au rythme des évolutions comme elle a su le faire pendant 25 ans ! Parce que “Cultiver l’amour des clients” fait partie de notre ADN, nous continuerons à solliciter nos clients sur leurs besoins actuels et futurs, afin d’imaginer ensemble les produits, services et outils de demain. 

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